O que é DANFE e por que ele é importante para sua empresa

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e desempenha papel fundamental em diversos aspectos operacionais e fiscais de empresas. Ele é um documento impresso que acompanha o transporte de mercadorias, funcionando como um resumo das informações contidas na NF-e e como uma chave de consulta para o acesso da nota completa nos sistemas da Receita Federal.

Embora o DANFE seja muitas vezes confundido com a própria NF-e, eles são documentos diferentes. A NF-e é emitida digitalmente e assinada com certificado digital, enquanto o DANFE é a representação física da nota, fornecendo apenas os dados essenciais para operações logísticas e conferências fiscais.

Neste artigo, explicaremos em detalhes o que é o DANFE, sua função, como ele é utilizado no dia a dia empresarial e por que você deve garantir que sua empresa esteja sempre em conformidade com essa documentação.

Qual é a função do DANFE?

O DANFE é um instrumento essencial no transporte de mercadorias porque:

1. Acompanha os produtos transportados: Ele serve como um comprovante físico de que as mercadorias são acompanhadas por uma NF-e válida e registrada na Receita Federal.
2. Oferece uma chave de acesso: No DANFE, há uma chave numérica de 44 dígitos que permite ao destinatário ou às autoridades fiscais consultar a Nota Fiscal Eletrônica completa pela internet.
3. Simplifica o controle e conferência logística: Ele apresenta informações resumidas, como descrição das mercadorias, valores e destinatário, facilitando a conferência durante a entrega ou no recebimento.
4. Exigência em fiscalizações: Em casos de fiscalização em estradas ou depósitos, o DANFE é utilizado para comprovar a existência e regularidade da operação.

Quais informações constam no DANFE?

Apesar de ser apenas um resumo da NF-e, o DANFE contém informações importantes, como:

• Dados do emissor: Nome, CNPJ, endereço.
• Dados do destinatário: Nome, CNPJ ou CPF, endereço.
• Chave de acesso: Código numérico de 44 dígitos que permite acessar a NF-e no portal da Receita Federal.
• Descrição da mercadoria: Quantidade, unidade, valor unitário e total por item.
• Valores totais: Total de impostos, base de cálculo e valor final da nota.
• Código de barras: Inclui a chave de acesso para facilitar a leitura.
• Data e hora da emissão: Também utilizadas para controle fiscal e logístico.
• Propósito do transporte: Informação que define a natureza da operação, como venda, devolução ou transferência.

É importante lembrar que o DANFE não substitui a NF-e em si, já que não possui validade jurídica. Ele é apenas um documento auxiliar para facilitar o acesso e transporte.

Quem precisa emitir o DANFE?

Toda empresa que emite Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para operações de circulação de mercadorias deve gerar e imprimir o DANFE. Entre os principais segmentos que utilizam este documento, destacam-se:

• Indústrias: Para transporte de bens produzidos.
• Comércio: Para vendas físicas e e-commerce que envolvam entrega.
• Transportadoras: No transporte de mercadorias entre empresas ou consumidores finais.
• Distribuidores e atacadistas: Durante a logística de produtos.

Como o DANFE é emitido?

O DANFE é gerado automaticamente pelo sistema de emissão de NF-e utilizado pela empresa. Essa geração acontece após:

1. Criação da NF-e: A empresa insere os dados de tributação, mercadorias e destinatário no sistema fiscal.
2. Validação pelo fisco: A NF-e é enviada para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado correspondente, que valida e devolve um protocolo de autorização.
3. Impressão: Após a aprovação pela SEFAZ, a empresa imprime o DANFE em papel comum, geralmente no formato A4. O documento pode acompanhar as mercadorias durante o transporte.

Por que o DANFE é importante para sua empresa?

A utilização correta do DANFE é essencial para o cumprimento das obrigações fiscais e para a fluidez das operações logísticas de uma empresa. Aqui estão alguns motivos pelos quais este documento é tão importante:

1. Conformidade fiscal

A legislação exige que todas as mercadorias transportadas estejam acompanhadas de documentação fiscal válida. O DANFE garante que a empresa atenda a essa exigência, evitando multas e outras penalidades.

2. Facilidade no transporte e recebimento

Durante o transporte, o DANFE permite que fiscais e destinatários verifiquem rapidamente as informações essenciais da mercadoria, como os itens enviados e os valores declarados.

3. Praticidade de consulta

Com a chave de acesso presente no DANFE, clientes e parceiros podem acessar a NF-e completa online pela Receita Federal ou sistemas integrados.

4. Redução de custos

Por ser apenas um documento auxiliar, o DANFE pode ser impresso em papel comum, dispensando a necessidade de formulários específicos ou custos adicionais.

5. Melhoria na logística

A descrição clara dos produtos e as informações resumidas contidas no DANFE facilitam processos como conferência em estoques, separação de pedidos e entregas.

O que acontece se o DANFE estiver incorreto?

Caso o DANFE apresente informações incorretas ou esteja ausente durante o transporte, a empresa está sujeita a:

• Multas fiscais: As penalidades variam conforme a legislação estadual e podem ser altas em casos de reincidência.
• Apreensão de mercadorias: Em fiscalizações, mercadorias sem documentação ou com documentação irregular podem ser retidas.
• Problemas na entrega: O destinatário pode recusar o recebimento caso identifique erros no DANFE ou divergências com a NF-e.

Portanto, é essencial revisar todos os dados antes de imprimir o DANFE e despachar as mercadorias.

Conclusão

O DANFE é muito mais do que um simples pedaço de papel que acompanha mercadorias. Ele é um documento imprescindível para garantir a conformidade fiscal, facilitar operações logísticas e manter o fluxo de negócios em ordem.

Certifique-se de que sua empresa esteja utilizando sistemas de emissão de NF-e confiáveis e que todos os dados preenchidos estejam corretos. Isso não só evitará problemas com o fisco, mas também trará mais agilidade e eficiência à sua operação.

Se você ainda tem dúvidas sobre como implementar ou melhorar seus processos fiscais, conte com a orientação de um especialista em documentação contábil e tributária.